La forma en que la mayoría de las organizaciones suelen planificar y presupuestar el rendimiento, tiende a centrarse en los resultados; las "cifras" de ganancias que se obtendrán, la cantidad total que se gastará, mientras que las acciones requeridas para producir las "cifras" se dejan como una nota en un documento del plan operacional, para ser olvidado cuando se producen los resultados reales.
Presupuestos y Gestión del rendimiento
La medición del rendimiento se centra en los resultados y permite a los usuarios analizar esos resultados a través de cuadros, gráficas y tendencias, y con capacidad de profundizar en los detalles. Sin embargo, lo que no revelan es el proceso por el que pasaron los directivos individualmente para establecer los objetivos iniciales, las acciones o planes que se necesitaban, la situación pronosticada del entorno comercial, si las acciones requeridas se llevaron a cabo o no y si realmente contribuyeron al éxito.
La gestión del rendimiento, por el contrario, tiene que ver con los procesos y acciones que conducen a los objetivos estratégicos. Esto incluye cómo la dirección elige un camino y una acción particular en un entorno comercial dado, así como también cómo se relacionan esas acciones con otros departamentos y con el logro de la estrategia general de la compañía.
Curiosamente, la configuración y el control de los presupuestos o pronósticos no pueden asegurar que estas actividades se llevaron a cabo, o si están demostrando ser efectivas. Y, sin embargo, en estas tareas es donde la mayoría de las organizaciones pasan su tiempo de planificación. Para una empresa promedio, puede durar hasta 3-5 meses. ¿Estamos realmente diciendo que esta es la actividad de planificación más importante o hemos abrazado un ritual que no tiene mucho sentido hoy en día y en entornos VUCA?
Sistema de Gestión del rendimiento
Los sistemas de gestión del rendimiento abarcan la creación de un plan operativo que está vinculado a objetivos estratégicos. Permite a los responsables colaborar con otros en la creación de iniciativas a las que se pueden asignar recursos que eventualmente formarán parte del presupuesto departamental.
Los sistemas de gestión del rendimiento permiten que estas iniciativas se evalúen en varias combinaciones para que se pueda seleccionar el mejor como parte del plan acordado. Luego, el sistema continuará con la implementación de las iniciativas acordadas y advertirá a los usuarios y a los gerentes apropiados, si las actividades no se han completado o si no están teniendo el efecto esperado en los objetivos estratégicos previstos. Donde no se están cumpliendo los objetivos, un sistema de gestión del rendimiento permitirá a los gerentes proponer cambios y probar escenarios alternativos para volver a poner en marcha el plan, que una vez acordado, el sistema lo perseguirá.
En resumen, los sistemas de gestión del rendimiento abarcan los sistemas de medición del rendimiento, pero no al revés. Para lograr una gestión efectiva del rendimiento, los sistemas deben poseer capacidades sofisticadas de control de procesos “workflow” que controlen constantemente las actividades de la organización y soliciten la participación del usuario según sea necesario.
Diseñar un sistema de gestión del rendimiento para toda la empresa que incorpora el workflow requiere un enfoque diferente a la forma en que los modelos están diseñados hoy en día. El punto de partida son los procesos de negocio de la organización que hemos cubierto en publicaciones anteriores.
Workflow de planificación
Con esto en mente, el sistema para toda la empresa debe centrarse en la eficacia y eficiencia de los procesos del negocio. El componente de workflow debe definir la interacción end-to-end entre los departamentos que proporcionan las capacidades principales que cubren la generación de ingresos; producción y entrega de productos y servicios; cómo se gestionan los clientes; y la forma en la cual se desarrollan nuevos productos y servicios. También debe cubrir cómo estos procesos de negocio “core” son apuntalados por otras funciones que incluyen típicamente IT, recursos humanos y finanzas.
Para apuntalar este enfoque de 'ciclo cerrado' se requiere una solución tecnológica con el workflow integrado en el producto. Este producto es CorPeuM, que, por primera vez en un sistema de digitalización de la estrategia y el presupuesto, incorpora una capacidad de workflow de gran alcance. CorPeuM tiene todos los componentes descritos en nuestras publicaciones y permite la creación de soluciones closed-loop.
El workflow es la clave para coordinar las actividades entre las personas y departamentos, según lo indicado por la analítica. En el pasado, era suficiente establecer un cronograma por el cual se ejecutaba el sistema analítico y luego comunicar los resultados para realizar las acciones por correo electrónico. Pero a medida que las organizaciones avanzan hacia la planificación continua, donde las actividades de gestión del rendimiento se superponen y son accionadas por eventos y/o sucesos en lugar de fechas, se requiere un proceso más dinámico.
Como la analítica revela debilidades y oportunidades de rendimiento, las acciones que se emanan necesitan ser controladas y monitoreadas. Cualquier retraso en un área podría suponer un retroceso en el rendimiento de otra área. Al igual que en la cabina de un avión, el estado de todas las partes de cómo el negocio está funcionando necesita ser controlado.
Esto es más que la presentación de un cuadro de mando, el sistema debe solicitar automáticamente acciones cuando algo necesita atención y facilidades de escalamiento cuando los problemas no han sido objeto de seguimiento.
Para este tipo de workflow, el sistema tiene que saber qué tareas se van a ejecutar, en qué momento y quién debe participar. Como se desencadenan listas “To Do” (listas de tareas) personalizadas que deben de ser automáticamente distribuidos a las personas adecuadas con vínculos a las áreas apropiadas del modelo analítico(s) subyacente.
En resumen, una capacidad de workflow adecuada es capaz de transformar la planificación y el presupuesto en una actividad continua, inteligente y eficiente, accionada por la analítica.
Para más información sobre cómo interactúa el workflow de CorPeuM con los modelos analíticos, pónganse en contacto con nosotros en el email corpeum@cpm-solutions.es
Para finalizar este artículo: ¿tienes uno? ¿Su sistema de planificación es un "sistema de medición" o un "sistema de gestión"?
