¿Cómo el departamento de Controlling del grupo puede complementar al departamento de Consolidación (y viceversa) para mejorar la elaboración de la información financiera?
La función de Controller de grupo y la Consolidación contable son dos funciones diferentes en el equipo financiero.
Sin embargo, es beneficioso para las dos funciones comunicarse e intercambiar información para mejorar la calidad del trabajo realizado por cada uno de ellos.
Para entender esto mejor vamos a examinar en primer lugar las diferencias entre estas dos funciones del departamento financiero. A continuación, examinaremos las posibles interacciones entre los dos roles
Antes de empezar, vamos a mostrar un breve resumen de las funciones y responsabilidades de cada uno:
- El Controller de grupo tiene que:
- Establecer indicadores para garantizar que la empresa está operando de acuerdo con los objetivos (indicadores financieros y no financieros).
- Medir los datos reales obtenidos.
- Señalar cualquier variación detectada.
- Intentar analizar las causas reales.
- · El contable de consolidación tiene que:
- Elaborar las cuentas consolidadas del grupo.
- Participar en la auditoría de las cuentas realizadas por auditores externos.
- Asegurar que las cuentas se presenten ante las autoridades competentes.
- Administrar las normas de valoración aplicables a todas las empresas del grupo.
Dos funciones distintas en términos de enfoque y propósito.
Las diferencias entre estas dos funciones se pueden apreciar en:
- La Frecuencia de presentación de los informes:
El reporting por lo general se realiza mensualmente. Aunque en algunos grupos la consolidación se lleva a cabo con la misma frecuencia, muchos grupos todavía consolidan en una base semestral. Como resultado de la frecuencia y otros factores que analizaremos posteriormente, la rapidez en la presentación de los resultados es igualmente diversa. La presentación de informes requiere tiempos de respuesta más cortos.
- El impacto de la situación socioeconómica:
La situación socioeconómica afecta a estas dos funciones, pero donde se espera del Controller anticipar sus efectos, en la consolidación se atestiguan y dan evidencia del impacto de la situación.
- Criterios de análisis de datos, comparación y variación:
El Controller compara los datos reales con los presupuestos y/o pronósticos. Con estas comparaciones analizarán las variaciones y tendencias, identificar las causas y, en algunos grupos, sugiriendo medidas correctivas.
La consolidación contable analizará y ofrecerá una visión general de los datos consolidados en comparación con el final del ejercicio anterior o el mismo periodo del ejercicio anterior.
Las variaciones entre períodos deben explicarse con cuadros adjuntos y, especialmente, debe ser fiable al 100% y exhaustiva. Estos datos serán objeto de comprobaciones por los auditores externos.
- Perímetro de consolidación (entidades, empresas, etc.):
Para el Controller, el alcance de la consolidación del grupo es considerado principalmente desde un punto de vista económico.
Es esencial para supervisar y analizar el rendimiento de los departamentos y empresas de mayor relevancia económica en el grupo. No es raro, variar la frecuencia de los informes de acuerdo al tamaño y volumen de negocio de la filial. El criterio esencial es la capacidad de mostrar las variaciones y tendencias en comparación con los presupuestos y para tomar las medidas necesarias a nivel de grupo.
En este caso, el peso limitado de algunas empresas a menudo sirve para excluir estas "pequeñas" empresas del análisis detallado de las cifras reportadas o incluso en la presentación de los informes mensuales.
Por el contrario, la consolidación contable está obligado (particularmente desde el advenimiento de la NIIF) a incluir todas las sociedades en el perímetro de consolidación, o aquellos que superan los criterios relacionados con el porcentaje de participación del holding de la empresa en cuestión. Se tendrá en cuenta más desde la perspectiva de la entidad jurídica.
La llegada de las NIIF y su información por segmentos está teniendo el efecto de acercar estos dos enfoques mucho más.
- Punto de vista e interpretación de las cifras:
El método de consolidación de estas empresas también puede variar mucho dependiendo del punto de vista del group controller o de la consolidación contable.
Desde un punto de vista económico, el controller del grupo normalmente tiene plenamente en cuenta las empresas al preparar los presupuestos y la comparación con los datos reales.
El contable de consolidación debe aplicar el método de consolidación basado en el porcentaje de control del grupo sobre la subsidiaria. Esto tiene un efecto sobre el valor de las cuentas consolidadas o en las proporciones resultantes.
- Destinatarios de la información:
El controller trata principalmente con personas dentro de la organización con la intención de proporcionarles la información necesaria para la toma de decisiones operativas, es decir, gerentes financieros y operativos, a la Junta Directiva y al Consejo de Administración.
El contable de consolidación proporcionará principalmente información para personas externas a la organización o a su gestión operativa del día a día, tales como auditores, accionistas y analistas financieros.
- Métodos de control dela información:
- El nivel de detalle de la información:
El Controlller de grupo, en su tarea de analizar las diferencias con los datos presupuestados o previstos, necesita de información suficientemente detallada para identificar las causas y proporcionar evidencia de su impacto en los resultados. Por ejemplo, tiene que conocer el producto o productos que tienen ventas inferiores, las materias primas que son más caras de lo esperado y los clientes que han solicitado menos.
Esta información importante, por lo tanto, debería ser mucho más detallada que la requerida para fines contables. Por esta razón vamos a buscar en el análisis multidimensional de las cuentas.
El contable de consolidación requiere información muy detallada sobre cada cuenta individual en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Para cada una de estas cuentas se requieren explicaciones de los cambios en esta cuenta de un ejercicio o período al siguiente.
Además tendrá información sobre el tipo de operaciones que afecten a estas cuentas durante el período en cuestión. Esta información también podría ser, por ejemplo, de naturaleza legal.
- Tipos de datos analizados:
El contable de consolidación debe centrarse más en los datos del balance y cambios en él, usando la cuenta de pérdidas y ganancias como comprobación de coherencia en estos cambios.
Además, tendrá que manejar diferentes operaciones propias de su función, a menudo mal entendido por el controller de grupo, tales como dividendos, la reducción en el valor de las acciones, la transferencia interna de las existencias, el cálculo o la asignación del fondo de comercio, las diferencias de conversión de moneda, los intereses minoritarios , impuestos diferidos, etc.
- Los ajustes realizados a los datos reportados:
El tratamiento por el controller, lo más habitual 'suma', puede ser utilizado para las proyecciones, simulaciones y análisis de varianzas y tendencias. Estos le permiten identificar las áreas clave para trabajar y ofrecer soluciones.
El responsable de consolidación arrastra hacia delante los ajustes anteriores y adapta los datos de las subsidiarias para aplicar las mismas reglas de valoración de cuentas para todas las empresas del grupo, garantizando así la continuidad de la información.
También debe asegurarse de adecuar los datos de las operaciones realizadas entre empresas del grupo, que estén reconciliadas, para evitar cualquier efecto sobre las cuentas presentadas a los órganos externos.
La transformación realizada será esencialmente de consolidación.
- El enfoque de los datos intragrupo:
El enfoque del controller es aislar esta información para analizar los datos exentos de estas operaciones. Al igual que con el presupuesto, su enfoque será empezar con una compra y asignar la misma cantidad en la cuenta del vendedor. En el presupuesto, el nivel esperado de ventas determinará las cantidades de materias primas necesarias para la producción.
El contable de consolidación tiene el enfoque opuesto. Por lo general, es el vendedor, es decir, la empresa que emite la factura, la que domina y quién puede asignar la transacción de compra a su contraparte en el ERP. Además, debido al posible volumen de transacciones, el impacto de las monedas y la producción de bienes de capital, estos procesos son a menudo muy lentos para el contable de consolidación, y a veces causan problemas para la auditoría de los auditores legales.
Donde para el Controller de grupo se trata de un caso de información no relevante, para el contable de consolidación esta información debe ser bien administrada por las filiales e informados correctamente.
Esta lista, aunque no exhaustiva, muestra el grado en que estas dos funciones difieren en su enfoque y su propósito.
Puntos de similitud
Sin embargo, hay similitudes entre estas dos funciones.
El aspecto principal es que los controller de grupo y de consolidación utilizan muchos datos comunes aunque, como hemos visto antes, se procesan de manera diferente y se utilizan para diferentes propósitos.
La colaboración entre los que trabajan en las cuentas de gestión y los de consolidación debe, por lo tanto, estar en el nivel de obtención de datos.
Por lo tanto, la consolidación de los datos de informes mejora considerablemente los procesos de consolidación y presentación de informes (en términos de calidad, rapidez y eficacia).
El controller de grupo está más frecuentemente en contacto con filiales (informe mensual, presupuestos, pronósticos, ajustes presupuestarios) y por lo tanto está más cerca de las diferentes entidades dentro del grupo y, sobre todo, tiene un conocimiento previo de los hechos en comparación con el contable de consolidación.
El contable de consolidación debe tener la información que le permite reafirmar las cuentas de las filiales para poder incorporarlas en su consolidación.
Pensamos, por ejemplo, la gestión de existencias y la valoración, los métodos de depreciación practicado a nivel local por las filiales, los beneficios intragrupo obtenidos como resultado de la venta de acciones entre empresas del grupo, etc.
Para estos diferentes elementos, teniendo en cuenta que el controller tiene un acceso más rápido a estos datos, puede jugar un papel muy importante como proveedor de información en comparación con su colega en la consolidación.
El contable de consolidación debe asegurarse de que informa a su colega controller de entradas (dividendos, disposiciones, intereses minoritarios, amortización del fondo de comercio, impuestos diferidos, etc.) que tendrán un impacto en los resultados y los ratios analizados por el controller.
Estas mismas entradas pueden desempeñar un papel dominante durante las transferencias de ciertas subsidiarias del grupo, por ejemplo.
Por tanto, es esencial que estas dos funciones funcionen como una verdadera sociedad: el conocimiento mutuo de tratamiento contable, el uso de software común (con los datos compartidos) y el intercambio de información, contribuirán a una mejora significativa en todo el proceso!
Si actualmente está considerando la implementación de acciones específicas para mejorar la calidad de sus datos financieros, la creación de una colaboración más eficaz entre el goup Controller y el contable de consolidación en su grupo debe formar parte de las opciones a ser exploradas.
Si desea optimizar sus procesos de Controlling, Consolidación e Informes, póngase en contacto hoy con nosotros (sigmaconso@atarrabi.biz) y vamos a trabajar con usted para alcanzar sus metas.
