Actualmente hago mi consolidación en hojas de cálculo. ¿Cuándo será necesario invertir en un software de consolidación?
Le proporcionaremos información para su consideración y que pueda evaluar su situación actual y pueda tomar una decisión con toda la información que necesita.
Nuestra primera recomendación está relacionada con su visión estratégica. Usted no sabe hoy lo que podría suceder a su grupo mañana: duplicar el alcance mediante la adquisición de un subgrupo, una oferta pública con nuevos accionistas que exija un rápido cierre, un cambio en las reglas de consolidación o información mucho más precisa del nivel de consolidación...
Esto puede suceder en cualquier momento, y teniendo esto en cuenta, es estratégicamente prudente comenzar preventivamente utilizando herramientas de gestión adecuadas para hacer frente a situaciones nuevas, inesperadas y exigentes.
Desde un punto de vista de gestión, la consolidación con hojas de cálculo necesita más tiempo que utilizando una herramienta ad hoc. La cantidad de horas hombre dedicadas realizando una consolidación realmente habla a favor de la inversión en una solución dedicada. El ahorro de tiempo puede distribuirse en creación de informes o realizar análisis que proporcionan mayor valor añadido para el grupo en cuestión.
Echemos un vistazo a los riesgos y dificultades que se pueden encontrar en su situación actual.
En nuestra opinión, Excel (o cualquier hoja de cálculo similar) es una herramienta flexible que puede funcionar bien si estas realizando la primera consolidación de un grupo simple (una sola moneda, alcance constante, algunas entidades, no accionistas minoritarios, etc..).
¿Cuándo debe invertir en un paquete de software dedicado a la consolidación?
1) Reglas de consolidación
En primer lugar, es útil recordar las normas de consolidación (consulte la 7 Directiva Europea): el proceso de consolidación se basa en la lógica de la contabilidad. Debe, por lo tanto, incluir informes de saldos, diarios, libro mayor, etc., que son particularmente difíciles de crear con Excel. Este es el motivo de la frustración para muchos auditores.
2) ¿Qué es la consolidación?
Muchos "principiantes" ven la información de la consolidación como parte de una organización matricial (empresas x cuentas) y, por lo tanto, como excelentes candidatos para la entrada en una hoja de cálculo.
Esta idea es errónea. La información de consolidación se basa en una estructura transaccional, no en una posición, que implica al menos cuatro dimensiones diferentes: la empresa, la cuenta, los ajustes, los flujos y, a veces, aspectos analíticos. Esta información no es parte de una matriz, pero si de un hipercubo, por eso, la necesidad de utilizar una base de datos.
3) Cálculos de consolidación con una hoja de cálculo
Con una hoja de cálculo, todos los cálculos, operaciones y transacciones se realizan manualmente. Por supuesto se pueden configurar algunos enlaces y procesos automatizados.
Estos vínculos y procesos automatizados se convierten rápidamente en múltiples hojas de trabajo, todos enlazados. Con los años se convierten rápidamente en varias hojas de cálculo, todos ellos conectados entre sí. Según pasan los años se convierte en un documento ilegible, inflexible y propenso a riesgos porque hay tantos links que realmente no han sido validados y que están "retocados" manualmente. La flexibilidad de una hoja de cálculo, que es básicamente uno de sus puntos fuertes, se convierte en un riesgo en la consolidación.
Por otra parte, una hoja de cálculo no permite la automatización de la consolidación.
Cálculos de porcentaje de interés y de control
Los cálculos de porcentaje de interés y de control llevado a cabo antes del proceso de consolidación puede rápidamente convertirse en laborioso y la fuente de muchos errores, incluso para grupos pequeños, si se obtienen "manualmente" a través de las hojas de cálculo.
Hay un beneficio claro del uso de software especializado en este caso. El software hará todo el trabajo y, sobre todo, garantizará la fiabilidad de los datos: los cálculos, la definición de los métodos de consolidación, la aplicación de varias simulaciones en el ámbito de aplicación y la corrección de los errores que se producen en el último.
4) Aplicación de los métodos de consolidación
La aplicación de métodos de consolidación utilizando una hoja de cálculo se realiza manualmente por definición, y por lo tanto es muy lento y no puede garantizar resultados fiables. De hecho, la conversión de datos de la empresa en la moneda de consolidación y los cálculos necesarios para los accionistas minoritarios y las reservas de consolidación son tierra fértil para errores.
Al automatizar todas esas tareas, el software de consolidación permite aumentos de productividad y permite obtener rápidamente resultados fiables.
5) Accionistas minoritarios y diferencias de conversión
Muchas consolidaciones realizadas usando una hoja de cálculo omiten a los accionistas minoritarios el enfoque de la consolidación por integración global o el de la participación, Con este método, también es común olvidar asignar a los accionistas minoritarios su participación de su participación en el valor de una participación en poder a través de otra subsidiaria que no es 100% propiedad de la empresa matriz.
En cuanto a los ajustes, reservas en sociedades consolidadas" y en intereses minoritarios sus reconstrucciones y justificaciones a menudo generan una increíble pérdida de tiempo porque deben ser reconstituidos fuera de contabilidad, a partir de la situación social de cada filial.
Si profundizamos un poco en el proceso de consolidación, nos encontraremos todavía de frente con el problema de administrar las entradas de la consolidación, el concepto de flujo y la creación de nuevos informes o de estados financieros, así como de flujo de caja y tablas de impuestos.
6) Gestión de las entradas de consolidación
Un sistema para las entradas de consolidación se puede configurar en Excel.
Sin embargo, garantizar su duración es otro asunto. Con cada nueva consolidación / período / ejercicio, será importante revisar las entradas del año anterior para determinar si tienen que ser prorrogados o no y en caso afirmativo, ¿cómo?
Además el hecho de que este ejercicio recurrente consumirá mucho tiempo y será muy lento, otros elementos, tales como ventas y la desconsolidación, debe tenerse en cuenta que, sin duda, requerirá a los consolidadores que trabajan con lidiar con el problema de aislar las entradas por empresa.
Este último punto requiere trabajar con las cuentas vinculadas en cada empresa, que rara vez es el caso de Excel que proporciona la "flexibilidad" necesaria para registrar movimientos de una empresa a otra empresa y, en consecuencia, compromete cualquier posibilidad de obtener las contribuciones por compañía.
7) Actualizaciones
El utilizar una hoja de cálculo para realizar una consolidación crea dificultades y riesgos relacionados con las actualizaciones. Si el plan de cuentas está desplegado utilizando una hoja de cálculo por cada empresa y el plan de cuentas tiene que modificarse, las actualizaciones deben hacerse para cada hoja de cálculo (que es tedioso), por no mencionar el riesgo del uso de las filas equivocadas (inconsistencia).
8) Variantes de consolidación
Una vez más, una hoja de cálculo no es la mejor herramienta para la producción de variantes de consolidación del mismo conjunto de datos: consolidación según las NIIF, seguida por una versión en los PGCA locales, la creación de un subgrupo, la producción de datos segmentados (NIIF), etc..
9) El concepto de flujo
El concepto de la contribución no es el único que causa problemas en las consolidaciones de Excel. De hecho, la mayoría de las consolidaciones procesadas mediante una hoja de cálculo se realizan con saldos. La noción de flujo esta por lo general totalmente ausente. La implementación de un estado de flujos de efectivo en Excel siempre es muy laborioso. Es creado por ensayo y error, sin ningún tipo de garantía de calidad a pesar del tiempo pasado, haciendo uso de la información en los estados financieros de las distintas empresas en el ámbito de aplicación. Además del flujo de caja, el concepto de flujo es esencial para automatizar la creación de informes de restitución y otros informes requeridos u obligatorios.
10) Transacciones Intragrupo (o interco)
En algún momento en el proceso de consolidación, el consolidador debe verificar el estado de las posiciones interco entre filiales una última vez, aunque antes se haya llevado a cabo un procedimiento de intercambio.
En la práctica, esto significa verificar que la posición de interco de A con B para una cuenta determinada realmente refleja la posición interco B con A para otra cuenta.
Esta vinculación puede generar múltiples combinaciones que son difíciles de manejar en una hoja de cálculo. Las relaciones Interco no son cuenta a cuenta, sino más bien, representa las relaciones de las cuentas.
11) La fase de auditoría
Los auditores con los que hemos hablado son claros: están más seguros cuando tienen que auditar una consolidación que se realizó con un software profesional. Es una garantía de calidad para ellos. Un software de consolidación hace que todos los procesos sean seguros. Además, los mejores software de consolidación proporcionan pistas de auditoria detallados que permitan a los auditores acceder a las razones de cada entrada.
El resultado es una auditoria rápida y eficiente.
También es muy probable que las nuevas normas europeas impuestas a los auditores les llevará a recomendar el uso de herramientas profesionales dedicados a sus clientes con el fin de garantizar la calidad del proceso de producción de las cuentas consolidadas.
12) Intercambio de know-how
Por último, las hojas de cálculo utilizadas y los archivos en general son generalmente bien entendidas por el "creador del modelo", pero ¿qué pasa si esa persona sale del grupo? Se convierte en una cuestión de la continuidad y seguridad de la consolidación del grupo.
13) El coste de cambio. Soluciones a la hoja de cálculo.
Muchos argumentan para continuar con una hoja de cálculo para realizar el proceso de consolidación el coste de las herramientas específicas de consolidación, y razón no les falta.
Esto ocurre con las soluciones antiguas que han sido diseñadas hace más de 15 años y que su implantación y mantenimiento requieren de bastantes conocimientos de programación. También son las recomendadas por muchas firmas de consultoría porque son necesarios muchos recursos externos para su implantación y mantenimiento.
Soluciones como LucaNet, diseñado por profesionales de las finanzas para profesionales de las finanzas, proporcionan un coste total reducido. Mínimos costes de inversión gracias a una rápida implementación y el hecho de que el cliente puede personalizar y mantener la solución.
Si necesita producir datos fiables y rápido, ahorrar tiempo y ganar credibilidad en la fase de auditoría, se recomienda que usted invierte en software de consolidación. Es una cuestión de tiempo y de la calidad de la información creada y proporcionado a sus clientes internos y externos
Si desea optimizar sus procesos de consolidación e informes, póngase en contacto con nosotros hoy (conso@atarrabi.biz) y vamos a trabajar con usted para alcanzar sus metas.
