Cómo Planificar cuando no se puede predecir el futuro

En esta época del año estamos inmersos en los procesos de presupuesto, cierres provisionales, proyecciones a finales de año, etc. Es cuando nos damos cuenta de lo difícil que es planificar en la coyuntura actual.

Toda organización busca mejorar el rendimiento de su negocio, y la manera de conseguirlo es mediante la planificación. 

Entonces, ¿cómo deben planificar las organizaciones cuando no pueden predecir el futuro?, y ¿cuál es el mejor modo de garantizar que sus limitados recursos se asignan para obtener los mejores resultados?

Estas son algunas de las preguntas que nos proponemos responder en este documento, junto con una serie de consejos prácticos que pueden ser implementados dentro de cualquier organización.

En los últimos 10 años, la tecnología ha revolucionado la manera en que se dirigen los negocios. Internet ha hecho posible que las organizaciones puedan operar sin límites geográficos y sobre una base de 24/7. También ha permitido ilimitados niveles de competencia, por el impacto de las redes sociales, y el incremento continuo de circunstancias incontrolables que continuamente trasforman y rigen las tendencias del mercado. El resultado es un horizonte de planificación muy reducido – una visión de futuro donde el rendimiento puede ser planificado con fiabilidad.

Una cosa es segura, debido a estas condiciones sin precedentes en el mundo de los negocios, el proceso de planificación también debe cambiar. Debe adaptarse a un futuro que es impredecible y que permita ajustar continuamente la asignación de recursos con la máxima eficacia. Esto requiere un cambio de mentalidad en las organizaciones y replantearse su enfoque de la planificación, presupuestación y seguimiento de la actividad del negocio. Un enfoque que implica entender la razón por la qué existen las organizaciones y luego planificar bajo el control de la dirección.

La base de la planificación

Todas las organizaciones tienen un propósito. Para las empresas comerciales generalmente es ofrecer un retorno de la inversión a sus accionistas; para las organizaciones sin fines de lucro sería cumplir con los objetivos o ideales propuestos; mientras que para el gobierno uno de sus objetivos sería proporcionar un entorno seguro donde los ciudadanos puedan prosperar.

El modo en que el propósito de la organización se logra es a través de una serie de procesos de negocio interconectados que utilizan recursos para producir resultados directamente relacionados. Por ejemplo, un fabricante produce bienes que vende para obtener un beneficio (resultado), para ello utiliza materias primas (recursos) y les agrega valor trabajando, combinando y transformándolas (procesos de negocio) en productos/servicios que el cliente está dispuesto a comprar. Para una empresa de servicios, esto podría incluir la formación de personas (procesos de negocio) para desarrollar habilidades y técnicas (recursos) que les permita transmitir conocimiento a los clientes para obtener un beneficio (resultado). 

La función de la dirección es asegurarse que estás tres áreas – procesos de negocio, recursos y resultados – estén alineadas y operen de una manera aceptable para lograr el propósito de la organización. Sin embargo, el equipo directivo también debe darse cuenta que el éxito de estas áreas está expuesto al entorno actual y muy volátil. Este entorno normalmente está fuera del control de la dirección e incluye las tendencias del mercado, la inflación, y las fuentes de financiación. También puede ser desconocido hasta que es demasiado tarde, por ejemplo, cuando ocurre un desastre natural o actividades de la competencia que afectan al propósito de una organización.

Una manera de visualizar la interacción de estas áreas es considerar el motor de un jet. Su propósito es mover una aeronave hacia adelante. Lo hace a través de una serie de compresores y ventiladores (procesos) que consumen combustibles (recursos) para producir un deslizamiento (resultado) de las aeronaves hacia adelante. 

Sin embargo, el motor tiene que lidiar con elementos incontrolables (por ejemplo, el clima) y desconocidos (por ejemplo, desviaciones creadas por los controladores de tráfico aéreo) que podrían retrasar o detener el cumplimiento de los objetivos propuestos. Y lo mismo le sucede con las organizaciones.

A pesar de que el entorno en el que operan las empresas no puede ser controlado, lo cierto es que tampoco puede ser ignorado. El papel de la planificación consiste en evaluar continuamente todos los escenarios incontrolables para predecir lo que puede suceder si efectivamente llegaran a producirse, de manera que se puedan tomar decisiones sobre aquellas áreas que la dirección controla. Por ejemplo, ¿qué cambios en los procesos de negocio serían necesarios para hacer crecer el mercado, qué recursos se pueden utilizar, y cuáles serían los posibles resultados? 

A menos que la organización sea muy sencilla, la planificación involucra a múltiples personas y múltiples opciones, y todo lo cual debe ser cuidadosamente gestionado.

En siguientes artículos describiremos los retos de la planificación.

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