miércoles, 25 de enero de 2017

Guia: 9 pasos para mejorar el cierre contable




El mes de enero es uno de los más “temidos” para los departamentos financieros por la carga de trabajo que presenta, no podemos olvidar que comienzan las prisas para el cierre contable.

El proceso de reconciliación de las operaciones internas es considerado por los directores financieros como uno de los tres factores principales que retrasan la elaboración de los estados financieros consolidados. La optimización de este proceso aumentará la productividad, la fiabilidad y la trazabilidad de los datos.



Las cuentas anuales consolidadas deben presentar la situación patrimonial y financiera del grupo como un único sujeto contable, de forma que las operaciones realizadas entre las sociedades que componen el grupo no tergiversen la realidad del conjunto frente a terceros.

Así, por ejemplo, el balance de situación consolidado debe representar los derechos de cobro que son exigibles ante terceros, así como las obligaciones contraídas con entidades ajenas al grupo, y no reflejar los derechos exigibles ante las propias sociedades que forman parte del grupo ni las deudas contraídas entre las mismas. 

En la cuenta de pérdidas y ganancias consolidada se recogen las transacciones realizadas con empresas externas al grupo, puesto que la imagen fiel obliga a mostrar únicamente aquellos ingresos y gastos que tienen su origen y destino en empresas distintas a las que componen el grupo de sociedades. 

El estado de flujos de efectivo consolidado informa sobre el origen y utilización de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades, que procedan o se destinen a terceros, es decir, eliminando aquellos flujos ocasionados por operaciones intragrupo. Por todo ello, es necesario articular unas pautas para ajustar los estados consolidados, mediante la eliminación de aquellos saldos y transacciones que se realizan entre empresas del grupo y que suponen un reflejo en el balance de situación, en la cuenta de resultados, en el estado de cambios del patrimonio neto y en el estado de flujos de efectivo, así como mediante la eliminación de los beneficios y pérdidas que sean resultado de las transacciones intragrupo y que estén reconocidas en activos (como existencias o inmovilizado). 

Partidas intragrupo: identificación de diferencias 
A menudo, las transacciones intragrupo sólo se consideran parte del proceso de consolidación porque se eliminan en el momento de la consolidación. De hecho, son parte integrante del cierre de la contabilidad, del seguimiento efectivo de los cortes y de la anticipación de las diferencias que pueden dar lugar a controversias o arbitraje. Como resultado, la optimización del proceso de reconciliación puede ahorrar bastantes días en el proceso de cierre y aumentar su fiabilidad. La optimización significa que primero deben de identificarse las fuentes potenciales de diferencias.

Operaciones intragrupo: definición
Se trata de transacciones financieras o comerciales que implican simultáneamente a dos empresas del mismo grupo. Se entiende por sociedades del grupo las que forman parte del grupo definido en la sección I del RD 1159/2010: Normas de formulación de las cuentas consolidadas. 

El ejemplo más común es la emisión de una factura de venta por la prestación de servicios. La empresa emisora de la factura reconocerá la cuenta a cobrar en su balance y los ingresos de la venta en la cuenta de resultados, mientras que la empresa compradora tendrá la cuenta a pagar en su balance y un gasto en la cuenta de resultados.

De hecho, en la fecha de cierre, el balance de situación consolidado incluirá un activo y un pasivo resultante de una transacción "recíproca" que no existe dentro del grupo. Al mismo tiempo, los ingresos y gastos de la cuenta de resultados se sobrevalorarán, ya que incluyen todas las transacciones internas para el período.

¿Qué cuentas son recíprocas?
Exceptuando el capital, las participaciones, los activos intangibles y tangibles y las cuentas de inventario, la mayoría de las otras cuentas pueden incluir transacciones intragrupo. La lógica detrás de esto es que siempre habrá una contrapartida equivalente en la otra entidad del grupo.

El proceso de buscar las diferencias
La búsqueda de diferencias en los saldos de cuentas intragrupo suele ser muy tediosa para el consolidador que a menudo no tiene acceso a la fuente de información. Además, en ciertos casos, existe el riesgo de que una transacción recíproca haya sido registrada en una cuenta de ingresos por una empresa y en una cuenta de balance por la otra compañía. El rigor, el orden y el sentido común no siempre son suficientes para alcanzar el objetivo buscado, es decir, la conciliación de los importes entre las empresas del grupo. El uso de un software de reconciliación puede, por lo tanto, ser útil.

Causas más comunes de las diferencias intragrupo
A pesar de la aplicación de procedimientos de conciliación antes de la reconciliación real, a menudo existen diferencias en el momento de la reconciliación final. Las razones más comunes son:

  • Diferencias de fecha de entrada (corte)
  • Diferentes fechas de cierre
  • La conversión de operaciones inicialmente denominadas en moneda extranjera.
  • Las ventas contabilizadas como activos fijos por el comprador.
  • IVA pagado por la empresa compradora
  • Redistribución de la deuda con los bancos
  • ¡Otra razón, para ser identificado!
Por definición, la gestión de las transacciones intragrupo y la eliminación de partidas intragrupo es compleja, debido al número de personas involucradas dentro del grupo y al gran número de posibles combinaciones de cuentas y situaciones.

Puede descargar nuestra guía Sobre Conciliación de Operaciones Intragrupo en el siguiente enlace: 



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