Todos los días leemos artículos sobre la digitalización y la evolución hacia un proceso totalmente automatizado que utiliza AI y Machine Learning para la creación de presupuestos y pronósticos financieros. Sin embargo, este proceso de cambio ¿cómo se está tratando en las finanzas?
Las empresas familiares y las empresas cotizadas con múltiples entidades se enfrentan a muchos Retos en su contabilidad financiera y presentación de informes. Sin embargo, siguen realizando su consolidación financiera en hojas de cálculo.
El clima económico actual ha causado que muchas compañías cambiaran de tamaño o entraran a nuevos mercados para permanecer competitivos. En todos estos casos, la consolidación y la presentación de informes forman parte integrante de una gestión eficaz, y son clave para proporcionar información precisa tanto interna como externa.
Los CFO hoy en día están bajo presión.
Los CFO hoy en día están bajo presión para informar con precisión, rapidez y más a menudo, tanto a la gestión como a las partes interesadas. No solo realizar una consolidación de legal o de gestión, sino al mismo tiempo, presentar un presupuesto o forecast consolidado, y se espera de ellos que actúen como un socio de negocio, proporcionando apoyo proactivo al Equipo Directivo para la toma de decisiones.
La consolidación y la presentación de informes ocupan un lugar destacado en las agendas del CFO. Esto se debe a:
· La gerencia, los accionistas y otras partes interesadas demandan información de manera rápida y confiable.
· Las organizaciones globales necesitan información desglosada en niveles de actividad regional o de sucursal, tanto para fines de gestión, o para cumplir con los reguladores.
· En un mundo competitivo, las cifras de actividad y financieras, deben reportarse mensualmente y consolidas, y comparar con presupuestos y previsiones, también consolidadas.
· Los informes conforme a las NIIF a menudo dan lugar a entradas de diario adicionales e información adicional de divulgación a ser proporcionada por las subsidiarias.
· Gestionar de manera adecuada la integración de nuevas entidades, seguimiento de la contabilidad de precios de compra, enajenaciones de entidades, etc.
Un proceso eficiente y efectivo de consolidación y presentación de informes.
La digitalización de la consolidación de la información financiera mejora la eficiencia y eficacia del departamento de finanzas, ayudando a los CFOs a abordar el reto de la reunión requisitos cada vez mayores con recursos a menudo limitados.
Todavía realizo la consolidación en hojas de cálculo ¿Cuándo será necesario evolucionar?
En nuestra opinión, una hoja de cálculo es una herramienta flexible que puede funcionar bien si estas realizando la consolidación de un grupo simple (una sola moneda, alcance constante, algunas entidades, no accionistas minoritarios, etc..). Muchos ven la información de la consolidación como parte de una organización matricial (empresas x cuentas) y, por lo tanto, como excelente candidato para la entrada en una hoja de cálculo.
Esta idea es errónea. La información de consolidación se basa en una estructura transaccional, no en una posición, que implica al menos cuatro dimensiones diferentes: la empresa, la cuenta, los ajustes, los flujos y, a veces, aspectos analíticos. Con una hoja de cálculo, todos los cálculos, operaciones y transacciones se realizan manualmente. Por supuesto se pueden configurar algunos enlaces y procesos automatizados.
Estos vínculos y procesos automatizados se convierten rápidamente en múltiples hojas de trabajo, todos enlazados. Con los años se convierten rápidamente en varias hojas de cálculo, todos ellos conectados entre sí. Según pasan los años se convierte en un documento ilegible, inflexible y propenso a riesgos porque hay tantos links que realmente no han sido validados y que están "retocados" manualmente. La flexibilidad de una hoja de cálculo, que es básicamente uno de sus puntos fuertes, se convierte en un riesgo en la consolidación.
Un proceso eficiente y efectivo de consolidación y presentación de informes, depende de los siguientes criterios:
- Si su sistema recopila datos a nivel local, realiza entradas automáticas a Nivel de grupo y produce análisis e informes.
- Las habilidades de consolidación de su equipo interno.
- Sus reglas de cierre contable.
- Procedimientos de conciliación de flujos intercompañías dentro del grupo.
- Su capacidad para anticipar y gestionar el cambio, incluidas las disposiciones, la integración de Nuevas entidades, NIIF u otras evoluciones, y requisitos adicionales de información financiera.
- Su compromiso con la mejora continua, incluida la capacitación de los equipos locales para mejorar la calidad, documentación, seguimiento de auditorías y herramientas de automatización.
Modelos integrados y soluciones tecnológicas que aporten un valor diferencial.
En un entorno plagado de cambios e incertidumbres es especialmente importante contar con modelos integrados y soluciones tecnológicas que aporten seguridad en términos de rentabilidad. En Atarrabi Advisory Group cubrimos la consolidación financiera y de gestión, y aportamos un valor diferencial para:
- Reducir la dependencia de individuos específicos mientras crea una forma de compartir, conocer y documentar el proceso de consolidación.
- Acortar las actividades de control del proceso de consolidación realizado.
- Mejorar la calidad de la información enviada por las entidades locales.
- Ahorrar tiempo en su proceso de reconciliación entre compañías.
- Reducir las entradas de consolidación manual.
- Obtener informes finales directamente de los productos del sistema.
- Integrar nuevas entidades sin poner en riesgo todo el proceso.
- Actualizar las herramientas para tener en cuenta los nuevos análisis o requisitos.
- Coordinar o fusionar sus procesos de consolidación empresarial y financiera.
- Optimizar recursos y reducir costos.
