lunes, 11 de abril de 2016

Consolidación con software de contabilidad versus software de consolidación

Actualmente hago mis consolidaciones utilizando el software de contabilidad. 

¿Cuándo será necesario invertir en software de consolidación?

¿Cuales son los beneficios que le reportará?




Le proporcionamos toda la información que necesita para que pueda evaluar su situación actual y tomar una decisión plenamente informada.

Nuestra primera recomendación está relacionada con su visión estratégica. Hoy no sabe lo que podría suceder a su grupo mañana: duplicar el alcance mediante la adquisición de un subgrupo, una entrada de nuevos accionistas que exija un cierre rápido, un cambio en las reglas de consolidación o información mucho más precisa del nivel de consolidación...

Esto puede suceder en cualquier momento, y teniendo en cuenta esto, es estratégicamente prudente comenzar preventivamente utilizando herramientas de gestión adecuadas para hacer frente a situaciones nuevas, inesperadas y exigentes.

Desde un punto de vista de gestión, la consolidación con un  software de contabilidad requiere más tiempo que utilizando una herramienta ad hoc. La cantidad de horas hombre dedicadas realizando una consolidación realmente habla a favor de la inversión en una solución dedicada. El ahorro de tiempo puede distribuirse en la creación de informes o realizar análisis que proporcionen mayor valor añadido para el grupo en cuestión.

En nuestra opinión, los módulos de consolidación con un  software de contabilidad son totalmente adecuados para hacer consolidaciones simples, es decir, sin divisas, con 100% de propiedad filiales administrados utilizando el mismo sistema de contabilidad y cuando las notas a las cuentas también se manejan con el sistema contable.

¿Cuándo debe invertir en un auténtico producto de consolidación y cuáles son los beneficios que le proporcionará?


Estos son algunos aspectos a considerar:

1) Cálculos de consolidación con un software de contabilidad
Esquemáticamente, el sistema contable sólo permite la agrupación en una sola entidad de todas las entidades individuales y admite que las entradas individuales sean publicadas en un diario de "transacciones conjuntas". La incorporación de este diario le permitirá la creación de los balances consolidados.

Sin embargo, todos los cálculos de consolidación tendrán que realizarse manualmente, y tendrá muchos. Cualquier modificación de los datos requerirá el uso de una calculadora.

2) Aplicación de los métodos de consolidación
La aplicación de los métodos de consolidación con una herramienta de contabilidad se realiza manualmente por definición, y por lo tanto es muy lento y no puede garantizar resultados fiables. De hecho, la conversión de datos de la empresa en la moneda de consolidación y los cálculos necesarios para los accionistas minoritarios y las reservas de consolidación, son tierra fértil para errores. 

Al automatizar todas esas tareas, un software de consolidación permite aumentos de la productividad y permite obtener rápidamente resultados fiables.

3) Variantes de consolidación
Un Software de contabilidad no es adecuado para producir variantes de la consolidación a partir de un determinado conjunto de datos: consolidación NIIF, la creación de una versión en PGCA local, la creación de un subgrupo, información segmentada (NIIF), etc..

De hecho, ya que este proceso consiste en añadir entradas manuales a la suma de las entradas individuales, cada cambio en la variante implica volver a calcular las entradas y volver a
reescribirlas.

4) Accionistas minoritarios y diferencias de conversión
Muchas consolidaciones realizadas utilizando un sistema de contabilidad omiten a los accionistas minoritarios en la consolidación proporcional o método de participación. Con este método, también es común olvidar asignar a los accionistas minoritarios de su participación en el valor de una participación realizada a través de otra subsidiaria que no es 100% propiedad de la empresa matriz.

En cuanto a las diferencias de conversión, reservas de consolidación y accionistas minoritarios, sus reconstrucciones y justificaciones a menudo son una increíble pérdida de tiempo porque debe ser realizado fuera de contabilidad, a partir de la situación empresarial de cada filial.

Si profundizamos un poco en el proceso de consolidación, nos encontraríamos ante el problema de gestionar las entradas de consolidación, el concepto de flujo y la creación de informes de reconstrucción de Estados financieros, así como del flujo de caja y las tablas de impuestos.

5) El concepto de flujo
En términos generales el concepto de flujo no está incluido como tal,  pero se procesa mediante las denominadas cuentas "estadísticas"del balance donde un apunte en las cuentas corporativas requiere un apunte en  el país de origen.

Por ejemplo, la realización de una declaración del estado de financiación utilizando el software de contabilidad siempre parece una tarea ardua, si no totalmente, difícil de manejar. Imagínense lo que esto significa para la creación de una tabla de flujos consolidados.

Además, la automatización de las notas a los Estados y resúmenes financieros no es posible realizarlo utilizando este tipo de herramienta.


6) El software de contabilidad no automatiza el proceso de consolidación
En términos generales, la consolidación realizada con un sistema de contabilidad no incluye un paquete de consolidación, interfaz, o sistema de entrada de datos de subsidiarias.

Se realiza agrupando las empresas (o archivos) que tienen la misma herramienta de contabilidad en una empresa ficticia (o grupo) mediante la adición hacia arriba.

Se produce un problema tan pronto como una filial no funcione mediante el mismo sistema de contabilidad, las normas y la moneda, deben ser  incluidas.

Aunque, en algunos casos, procedimientos adicionales pueden haber sido incluidos para, por ejemplo, el proceso de conversión de la moneda extranjera, raramente permiten la gestión de estos procesos típicos de consolidación.

7) Eliminación Técnica
Aunque el grupo no sea complejo (no hay divisas, sin accionistas minoritarios), las eliminaciones técnicas tendrá que hacerse a mano.

Todos estos procesos (también llamados "asientos de consolidación"), que están automatizados y auditables en un sistema de consolidación de calidad, se dejan a criterio del usuario de la herramienta de contabilidad con los riesgos inherentes de omisión, errores de cálculo y falta de trazabilidad.

  
8) Transacciones Intragrupo (o interco)
En algún momento en el proceso de consolidación, el consolidador debe verificar el estado delas posiciones  interco entre filiales una última vez, aunque antes se haya realizado un procedimiento de intercambio.

En la práctica, esto significa verificar que la posición de interco de A con B para una cuenta determinada en realidad refleja la posición interco B con A para otra cuenta.

El software de contabilidad no proporciona nada para hacer este enlace que puede tomar proporciones combinatorios que son difíciles de manejar manualmente. Un paquete de software de consolidación profesional hará el enlace automáticamente... en pocos segundos. 

En grupos con altos volúmenes interco, el uso de una herramienta dedicada es un requisito para garantizar la fiabilidad de la información financiera del grupo.

9) La fase de auditoría
Los auditores con los que hemos hablado son claros: están más seguros cuando tienen que auditar una consolidación que se realizó con un software específico para ello. Es una garantía de calidad a sus ojos. El Software de consolidación hace todos los procesos seguros. Además, los mejores software de consolidación proporcionan rutas detalladas de auditoría que permiten a los auditores acceder a las razones de cada entrada.

El resultado es una auditoría rápida y eficiente.

También es muy probable que las nuevas normas europeas impuestas a las empresas de auditoría les llevará a recomendar a sus clientes el uso de herramientas profesionales dedicadas, para garantizar la calidad del proceso de elaboración de las cuentas consolidadas.

En Resumen, la principal debilidad del uso del software de contabilidad para elaborar cuentas consolidadas radica en el hecho de que no permite la automatización de muchas tareas. Automatización incompleta siempre significa pérdida de tiempo y los errores potenciales.


Si usted necesita producir rápidamente datos fiables, ahorrar tiempo y ganar credibilidad durante la fase de auditoría, le recomendamos que invierta en un software de consolidación. Es una cuestión de tiempo y la calidad de la información generada y proporcionada a los clientes internos y externos.

Si desea optimizar sus procesos de consolidación e informes, contacte con nosotros y le ayudaremos a alcanzar sus metas.


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