¿Cuándo será necesario invertir en software de consolidación?
¿Cuales son los beneficios que le reportará?
Le proporcionamos toda la información que necesita para que pueda evaluar su situación actual y tomar una decisión plenamente informada.
Nuestra
primera recomendación está relacionada con su visión estratégica. Hoy no sabe lo que podría
suceder a su grupo mañana: duplicar el alcance mediante la adquisición de un
subgrupo, una entrada de nuevos accionistas que exija un cierre rápido,
un cambio en las reglas de consolidación o información mucho más precisa del
nivel de consolidación...
Esto puede
suceder en cualquier momento, y teniendo en cuenta esto, es estratégicamente
prudente comenzar preventivamente utilizando herramientas de gestión adecuadas
para hacer frente a situaciones nuevas, inesperadas y exigentes.
Desde un
punto de vista de gestión, la consolidación con un software de contabilidad requiere más tiempo
que utilizando una herramienta ad hoc. La
cantidad de horas hombre dedicadas realizando una consolidación
realmente habla a favor de la inversión en una solución dedicada. El ahorro de
tiempo puede distribuirse en la creación de informes o realizar análisis que
proporcionen mayor valor añadido para el grupo en cuestión.
En nuestra
opinión, los módulos de consolidación con un software de contabilidad son totalmente
adecuados para hacer consolidaciones simples, es decir, sin divisas, con 100%
de propiedad filiales administrados utilizando el mismo sistema de contabilidad
y cuando las notas a las cuentas también se manejan con el sistema contable.
¿Cuándo debe invertir en un auténtico producto de consolidación y cuáles son
los beneficios que le proporcionará?
Estos son algunos aspectos a considerar:
1) Cálculos
de consolidación con un software de contabilidad
Esquemáticamente,
el sistema contable sólo permite la agrupación en una sola entidad de todas las
entidades individuales y admite que las entradas individuales sean publicadas
en un diario de "transacciones conjuntas". La incorporación de este diario le
permitirá la creación de los balances consolidados.
Sin embargo,
todos los cálculos de consolidación tendrán que realizarse manualmente, y tendrá
muchos. Cualquier modificación de
los datos requerirá el uso de una calculadora.
2) Aplicación
de los métodos de consolidación
La
aplicación de los métodos de consolidación con una herramienta de contabilidad
se realiza manualmente por definición, y por lo tanto es muy lento y no puede
garantizar resultados fiables. De hecho, la conversión de datos de la
empresa en la moneda de consolidación y los cálculos necesarios para los
accionistas minoritarios y las reservas de consolidación, son tierra fértil para
errores.
Al automatizar todas esas tareas, un software de consolidación permite aumentos de la productividad y permite obtener rápidamente resultados fiables.
3) Variantes
de consolidación
Un Software de contabilidad no es adecuado
para producir variantes de la consolidación a partir de un determinado conjunto
de datos: consolidación NIIF, la creación de una versión en PGCA local, la
creación de un subgrupo, información segmentada (NIIF), etc..
De hecho, ya que este proceso consiste en añadir entradas manuales a la suma de las entradas individuales, cada cambio en la variante implica volver a calcular las entradas y volver a reescribirlas.
4) Accionistas
minoritarios y diferencias de conversión
Muchas
consolidaciones realizadas utilizando un sistema de contabilidad omiten a los
accionistas minoritarios en la consolidación proporcional o método de
participación. Con este método,
también es común olvidar asignar a los accionistas minoritarios de su
participación en el valor de una participación realizada a través de otra
subsidiaria que no es 100% propiedad de la empresa matriz.
En cuanto a las
diferencias de conversión, reservas de consolidación y accionistas
minoritarios, sus reconstrucciones y justificaciones a menudo son una increíble
pérdida de tiempo porque debe ser realizado fuera de contabilidad, a partir de
la situación empresarial de cada filial.
Si
profundizamos un poco en el proceso de consolidación, nos encontraríamos ante
el problema de gestionar las entradas de consolidación, el concepto de flujo y
la creación de informes de reconstrucción de Estados financieros, así como del
flujo de caja y las tablas de impuestos.
5) El
concepto de flujo
En términos generales el concepto de flujo no
está incluido como tal, pero se procesa mediante las denominadas cuentas "estadísticas"del balance donde un apunte en las cuentas corporativas requiere un apunte
en el país de origen.
Por ejemplo, la realización de una
declaración del estado de financiación utilizando el software de contabilidad
siempre parece una tarea ardua, si no totalmente, difícil de manejar. Imagínense lo que esto significa para
la creación de una tabla de flujos consolidados.
Además, la automatización de las notas a los
Estados y resúmenes financieros no es posible realizarlo utilizando este tipo
de herramienta.
6) El software
de contabilidad no automatiza el proceso de consolidación
En términos generales, la consolidación realizada
con un sistema de contabilidad no incluye un paquete de consolidación, interfaz,
o sistema de entrada de datos de subsidiarias.
Se realiza agrupando las empresas (o
archivos) que tienen la misma herramienta de contabilidad en una empresa
ficticia (o grupo) mediante la adición hacia arriba.
Se produce un problema tan pronto como una
filial no funcione mediante el mismo sistema de contabilidad, las normas y la
moneda, deben ser incluidas.
Aunque, en algunos casos, procedimientos
adicionales pueden haber sido incluidos para, por ejemplo, el proceso de
conversión de la moneda extranjera, raramente permiten la gestión de estos
procesos típicos de consolidación.
7) Eliminación
Técnica
Aunque el grupo no sea complejo (no hay divisas,
sin accionistas minoritarios), las eliminaciones técnicas tendrá que hacerse a
mano.
Todos estos procesos (también llamados "asientos
de consolidación"), que están automatizados y auditables en un sistema de
consolidación de calidad, se dejan a criterio del usuario de la herramienta de
contabilidad con los riesgos inherentes de omisión, errores de cálculo y falta
de trazabilidad.
8) Transacciones Intragrupo
(o interco)
En algún momento en el proceso de
consolidación, el consolidador debe verificar el estado delas posiciones interco entre filiales una última vez, aunque
antes se haya realizado un procedimiento de intercambio.
En la práctica, esto significa verificar que
la posición de interco de A con B para una cuenta determinada en realidad
refleja la posición interco B con A para otra cuenta.
El software de contabilidad no proporciona nada
para hacer este enlace que puede tomar proporciones combinatorios que son
difíciles de manejar manualmente. Un
paquete de software de consolidación profesional hará el enlace
automáticamente... en pocos segundos.
En
grupos con altos volúmenes interco, el uso de una herramienta dedicada es un
requisito para garantizar la fiabilidad de la información financiera del grupo.
9) La fase
de auditoría
Los auditores con los que hemos hablado son
claros: están más seguros cuando tienen que auditar una consolidación que se
realizó con un software específico para ello. Es
una garantía de calidad a sus ojos. El Software
de consolidación hace todos los procesos seguros. Además, los mejores software de
consolidación proporcionan rutas detalladas de auditoría que permiten a los
auditores acceder a las razones de cada entrada.
El resultado es una auditoría rápida y
eficiente.
También es muy probable que las nuevas normas
europeas impuestas a las empresas de auditoría les llevará a recomendar a sus
clientes el uso de herramientas profesionales dedicadas, para garantizar la
calidad del proceso de elaboración de las cuentas consolidadas.
En Resumen, la principal debilidad del uso del
software de contabilidad para elaborar cuentas consolidadas radica en el hecho
de que no permite la automatización de muchas tareas. Automatización incompleta
siempre significa pérdida de tiempo y los errores potenciales.
Si usted necesita producir rápidamente datos fiables,
ahorrar tiempo y ganar credibilidad durante la fase de auditoría, le
recomendamos que invierta en un software de consolidación. Es una cuestión de tiempo y la calidad
de la información generada y proporcionada a los clientes internos y externos.
Si
desea optimizar sus procesos de consolidación e informes, contacte con nosotros
y le ayudaremos a alcanzar sus metas.
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